Bài viết được tham vấn chuyên môn bởi

Bác sĩ CKII Nguyễn Thị Thái

Giám đốc chuyên môn Hệ thống nha khoa ViDental

Xem chi tiết

Hoàn thành cuốn sách của tác giả Peter F. Drucker tôi vô cùng ấn tượng với câu này: 

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”

Không có gì vô ích bằng làm hiệu quả những việc không cần phải làm.

Không ít người chia sẻ với tôi rằng, sao em làm quá nhiều việc, luôn bận rộn, luôn dành rất nhiều thời gian cho công việc nhưng tại sao mà em cứ mãi không phát triển. Đặc biệt làm việc rất nhiều, luôn đầu tắt mặt tối với việc này việc kia nhưng kỹ năng tay nghề chuyên môn khi điều trị cho khách hàng cũng không tăng lên quá nhiều.

Thật ra, rất nhiều người trong chúng ta đều thường xuyên lâm vào tình trạng như vậy. Trong bài viết trước, tôi cũng đã từng có bài viết về việc phân loại các công việc phải làm. Bên ngoài luôn đưa đến cho chúng ta rất nhiều công việc phải giải quyết. Do vậy, điều cần thiết là phải phân loại chúng, tập trung vào những điều cần thiết phải làm, thay vì cứ quay cuồng trong mớ việc không cần phải quyết thì cũng chẳng sao. Đó chính là những công việc được sắp xếp vào nhóm rất gấp nhưng không quan trọng.

Do vậy, trước mỗi công việc sắp phải làm hãy bỏ ra một chút thời gian để định hình lại hoàn cảnh, hiện trạng công việc để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của từng công việc. Nếu không làm bước này thì sẽ không thể nào thoát ra được khỏi mớ công việc bộn bề.

Vì vậy, cho dù đang bận cấp mấy thì việc phải làm khi đối diện với một núi công việc mỗi ngày là dành cho bản thân mình một chút thời gian để thoát ly khỏi vòng quay của mớ công việc vô định. Nhất là thời điểm khi bắt đầu năm mới 2024, để hiểu về bản thân và những điều thực sự quan trọng phải làm. bạn nên bắt đầu từ những việc sau đây:

Hiểu về mục tiêu của bản thân

Nguyên nhân của dẫn đến việc gì cũng làm là do ta chưa thực sự hiểu rõ về bản thân. Mục tiêu chúng ta cần đạt được là gì? Những việc mà ta sắp làm có phần nào giúp ta đạt được mục tiêu đó hay không. Nếu việc gì đến tay cũng làm mà không hề suy nghĩ thì mình sẽ giống như một con robot được lập trình, làm đi làm lại những công việc vô tri mà không hề có chút sáng tạo nào. 

Và vì thế mà công việc cũng chỉ xong mà không hề có chút tác động đặc biệt nào đến người khác và tổ chức.

Khi đã xác định được mục tiêu, các công việc mà mình lựa chọn sẽ được gắn chặt với mục tiêu giúp cho việc làm có ý nghĩa và giá trị hơn.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Có một nguyên rất nổi tiếng, đó chính là nguyên lý 80-20. Trên thực tế, trong những công việc chúng ta phải làm sẽ có những công việc chỉ chiếm 20% thời gian nhưng lại mang lại đến 80% kết quả. Cho nên những công việc gì đảm bảo 2 yếu tố là Quan trọng và Gấp thì sẽ được ưu tiên làm trước.

Bạn cần sắp xếp list công việc thành 4 nhóm dưới đây:

• Việc Quan trọng nhưng GẤP thì cần ưu tiên
• Việc Quan trọng nhưng KHÔNG GẤP thì nhất thiết phải quyết định dành thời gian khi nào nên làm và có kế hoạch thực hiện rõ ràng.
• Việc không quan trọng nhưng GẤP thì bạn có thể giao việc này cho người khác.
• Việc không quan trọng cũng KHÔNG GẤP thì loại luôn ra khỏi danh sách mà không cần phải làm. Đừng để những công việc này khiến bạn rối lên mà ảnh hưởng đến các công việc quan trọng khác.

Đặc biệt, đừng để khi công việc đến tay rồi thì mới sắp xếp. Lúc đó thì còn đâu thời gian mà suy ngẫm, phân loại. Bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch, sắp xếp từ cuối ngày hôm trước và chuẩn bị cho ngày hôm sau. Nhờ  có như vậy, khi bắt đầu vào ngày mới thì bạn có thể tập trung ngay và những công việc mà đã được sắp xếp thứ tự ưu tiên từ trước đó rồi.

Chẳng  hạn như đối với công việc của tôi là một bác sĩ, việc liên tục đầu tư cho việc HỌC là việc tuy KHÔNG GẤP nhưng lại vô cùng quan trọng để liên tục nâng cao trình độ, cập nhật những công nghệ mới để mang lại hiệu quả điều trị tối ưu cho khách hàng. Do đó, tôi luôn dành ra những khoảng thời gian cố định để liên tục học tập và trau dồi các kiến thức mới.

Hiểu về vai trò của bản thân trong đội nhóm

Sự kết hợp của mỗi cá nhân là điều không thể bỏ qua để tạo nên sự thành công của một đội nhóm. Khi tham gia vào một dự án, mỗi thành viên sẽ giữ một vài task nhỏ. Tuy nhiên, chỉ cần một task không hoàn thành thì toàn bộ công việc của một dự án có thể sẽ bị ùn tắc.

Do đó, khi tham gia vào một dự án hay bất cứ công việc nào mang tính tập thể, bạn cần phải hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của bản thân

Lên kế hoạch trước cho mọi việc

Tôi nghĩ đây là vấn đề chung của hầu hết các bạn trẻ đó chính là thiếu bước lên kế hoạch trước cho mọi người. Do đó mà xảy ra tình trạng là có những công việc cần phải dành ra cả tháng để chuẩn bị và hoàn thành. Nhưng do không có sự phân tích và chuẩn bị nên bạn đề đến phút chót, khi chỉ còn khoảng 1 – 2 ngày để thực hiện thì lúc đã bị trễ rồi. Tất nhiên, chất lượng công việc đạt được sẽ không đảm bảo. Việc cần làm trong một tháng mà bạn chỉ dành cho nó thời gian từ 1 – 2 ngày thì chất lượng ở đâu ra?

Nhìn chung là như vậy đó, muốn thảnh thơi thì nhất định phải dành thời gian để lên kế hoạch , sống và làm việc có kỷ luật, sắp xếp công việc một cách rõ ràng.

ĐỌC THÊM

Bánh xe cuộc đời – Công cụ thiết lập cuộc đời hạnh phúc

Nếu lãnh đạo bản thân còn chưa nổi thì liệu sẽ lãnh đạo được ai?