Bài viết được tham vấn chuyên môn bởi

Bác sĩ CKII Nguyễn Thị Thái

Giám đốc chuyên môn Hệ thống nha khoa ViDental

Xem chi tiết

Ngoài việc là bác sĩ, người quản lý bệnh viện thì tôi còn là một người vợ và là người mẹ của 2 đứa con. Với đặc thù công việc của một bác sĩ, việc học đối với tôi là công việc cả đời và phải được trau dồi thường xuyên. Đã có những thời điểm tôi vừa giữ vai trò Trưởng khoa Răng Hàm Mặt của một chuỗi bệnh viện quốc tế lớn, vẫn tiếp tục đi học để lấy chứng chỉ đào tạo liên tục, thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học. Đặc biệt, khi về nhà vẫn đảm nhận vai trò của một người vợ, người mẹ. Có những em, người bạn thường hay hỏi tôi là “Sao chị như siêu nhân thế, chị có bí quyết nào quản lý thời gian không, chứ em lúc nào cũng thấy bận. Em thấy chị làm được nhiều việc mà cảm giác vẫn thảnh thơi.”

Nghe xong câu hỏi này, tôi nghĩ đây là một chủ đề thú vị mà tôi có thể chia sẻ một chút kinh nghiệm nho nhỏ của tôi đến với các bạn trong việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc sao cho hiệu quả.

Thời gian là tài sản vô cùng quý giá và cũng là thứ tài sản công bằng nhất đối với tất cả mọi người. Dù là người giàu hay người nghèo, người già hay người trẻ thì đều có 24 tiếng một ngày. Và điều tạo nên sự khác biệt giữa mỗi người đó chính là việc sử dụng 24 tiếng đó như thế nào. Mỗi ngày chúng ta đều có hàng vạn công việc phải làm. Nhưng nếu biết sắp xếp một cách khoa học, rõ ràng, có trình tự những việc phải làm thì một ngày diễn ra sẽ vô cùng hiệu quả. Có những người cứ bơi tự do, việc nào đến thì làm thì cả ngày sẽ luôn bận rộn nhưng nhìn lại thì chẳng có việc nào xong.

Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ đến các bạn một công thức vô cùng đơn giản nhưng rất hiệu quả mà tôi đã áp dụng trong quản trị thời gian để làm được nhiều việc hơn, tạo ra được nhiều giá trị hơn.

Dưới đây là một số bước tôi khuyên bạn làm mỗi ngày để sắp xếp lại khối lượng công việc.

Bước 1: Xây dựng Checklist, liệt kê tất cả các công việc cần phải làm

Đối với mỗi nhiệm vụ, mỗi mục tiêu cần phải thực hiện bạn cần liệt kê chúng ra, chi tiết các công việc nhỏ cần phải làm theo từng ngày, từng tuần, từng tháng. Đặc biệt lưu ý là cần phải ghi chúng ra, ghi ra giấy hay take note trên máy tính cũng được nhưng xin đừng chỉ “nhớ trong đầu”. Bởi nếu chỉ nhớ trong đầu mà không có sự sắp xếp, trình bày rõ ràng thì chắc chắn sẽ quên và không bao giờ thực hiện được.

Bước 2: Sắp xếp lại tất cả các đầu việc dựa trên 2 tiêu chí là QUAN TRỌNG/ GẤP

Khuôn khổ của quỹ quản trị thời gian sẽ được chia thành 4 ô như sau:

1. Quan trọng
2. Không quan trọng
3. Gấp
4. Không gấp

Khi giống ra các cột thì bạn sẽ phần loại được thành các loại công việc như:

• Quan trọng và gấp: Đây là những công việc cần ưu tiên làm trước tiên.
• Quan trọng nhưng không gấp: Đây là những việc phải làm nhưng chưa cần thiết phải làm ngay nhưng cần lên kế hoạch và lên thời gian thực hiện một cách rõ ràng.
• Gấp nhưng không quan trọng: đây là những việc bạn có thể lựa chọn không làm, hoặc giao việc này cho người khác có thể thực hiện giúp bạn
• Không gấp và cũng không quan trọng: Đây là những việc mà bạn có thể bỏ luôn ra khỏi kế hoạch, khỏi phải làm. Nhiều khi nếu không có sự sắp xếp thì đây mới chính là những công việc tiêu tốn thời gian của bạn và khiến cho bạn bị rối bòng bong lên.

Checklist công việc này sẽ được thực hiện theo thứ tự ưu tiên hằng ngày, thực hiện cuối ngày hôm trước và chuẩn bị cho ngày hôm sau. Nhờ đó mà bạn biết được  đâu là công việc mà bạn cần phải tập trung thực hiện trước tiên, đâu là công việc không nhất thiết phải làm. Từ đó mà  bước vào ngày mới bạn cứ thế mà tập trung làm việc thôi, không phải rối tung lên, việc gì đến thì làm xong lại chẳng thấy kết quả gì.

Sau khi đã xác định được đâu là việc cần phải làm, bạn cần xác định bước tiếp theo đó là:

Bước 3: Tính toán nguồn lực cần có cho mỗi nhiệm vụ

Ngoài ra, hãy nhớ rằng, não chúng ta không có khả năng làm quá nhiều việc một lúc. Đối với những việc như thói quen thì việc quản  lý chúng cũng tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi độ khó của công việc tăng lên thì việc thực hiện nhiều công việc ưu tiên một lúc sẽ làm suy giảm hiệu suất của tất cả các đầu công việc.

Một bí quyết nhỏ giúp duy trì sự tập trung vào 1 nhiệm vụ quan trọng đó là hãy chỉ tập trung vào một nhiệm vụ quan trọng vào đúng một thời điểm xác định. Và đặc biệt đừng để chúng bị xao nhãng hay cắt ngang bởi các nhiệm vụ khác đang phát sinh.

Để làm được điều đó thì bạn cần tính toán và ước lượng nguồn lực, công sức cho mỗi nhiệm vụ. Từ đó có thể tập trung vào giải quyết toàn bộ số lượng công việc cần phải làm.

Khi tính toán tương đối chính xác nguồn lực, bạn có thể đưa ra một danh sách công việc phù hợp, không có nặng nề. Việc hoàn thành các nhiệm vụ dự kiến sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu, truyền động lực cho bạn làm việc suốt cả ngày.

Ngoài ra, bạn cần giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc cụ thể. Vì có áp lực thời gian nên bạn sẽ tập trung hơn và không bị gián đoạn.

Bước 4: Đánh giá mục tiêu và hiệu suất mỗi ngày

Cuối  cùng, bạn hãy luôn dành thời gian cuối ngày để đánh giá lại toàn bộ công việc và hiệu suất của mình. Điều này giúp bạn điều chỉnh lại các mục tiêu tốt hơn, từ đó có biện pháp cụ thể để gia tăng hiệu suất hoặc đặt lại mục tiêu phù hợp với khả năng thực tế.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng đồng hồ sinh học của mỗi người là có sự khác biệt. Bạn cần phải có sự quan sát bản thân, theo dõi và ghi nhận rằng mình có thể làm việc hiệu quả nhất và có thể nghỉ ngơi vào khi nào. Tôi là người làm việc hiệu quả vào buổi sáng sớm nhưng cũng có những người bạn của tôi lại chỉ có được công suất tối đa vào lúc tối muộn. Do đó, hiểu rõ  bản thân và cách mà bạn có thể sắp xếp công việc và thời gian nghỉ ngơi một cách hiệu quả nhất.

Những phần chia sẻ trên không chỉ là những công thức sáo rỗng mà chính là kinh nghiệm thực tế của tôi trong mấy chục năm học tập và làm việc. Tôi đã áp dụng và thấy hiệu quả. Hy vọng uEmang lại những thông tin hữu ích cho các bạn giúp chúng ta HIỆU QUẢ HƠN – KHỎE MẠNH HƠN và HẠNH PHÚC HƠN.